耶馬溪支所 農林建設課 岡﨑
取り組み内容
市役所で受け付ける各種申請について、受付のデジタル化に取り組みます。
各種申請手続きを行う際には、申請者が複数の書類を準備して窓口で提出するといったアナログなやりとりがたくさんあります。また、書類を受け取る市役所も受け取ってから審査を行い申請に関する通知を行うまでに、様々なアナログな作業をしています。
そこで、今回Google AppSheetとGoogleフォームで申請等受付・様式自動入力のアプリを開発して、業務フローをアナログからデジタルに変えていきます。
▼アプリ開発の概要
申請受付のデジタル化
申請受付では、Googleフォームで電子申請してもらい、申請内容がGoogle AppSheetで開発したアプリに自動的にデータ連携されます。
これにより、申請から受付後のデータ管理までを一元化できます。
将来的には、現状のようなそれぞれの部署が個別で申請を受け付けるスタイルから、ネット上で一つの大きな窓口を作り、そこから申請者の求める申請フォームへと移動できるようなシステムを目指します。
様式入力の自動化
申請された内容を指定の申請様式に落とし込む必要があるため、Google AppSheetで帳票を自動出力できる機能を設けます。
▼取り組みによる効果
アナログな手続きをデジタル化することで、以下のような効果があると考えます。
紙ベースと比べ、スムーズな受付/処理/保存が可能となり事務効率の向上
申請者側の視点でも、申請の手間を軽減
蓄積したデータを元に業務や事業の分析が行える
担当者のコメント
私は今回、申請受付についてのデジタル化に取り組みました。
将来的には、市のホームページ上に大きな窓口を作って、申請者が申請したい内容を入力すると該当する申請フォームが表示されるような仕組みの構築を目指します。
また、今回DX Schoolに参加し、これからはAIの活用が当たり前になる時代だと実感しました。
行政にも適切にAI技術を取り入れ、利便性や効率を引き上げていく必要があると思います。