総務課 松村
取り組み内容
文書管理システムとは、文書を作成/保存/管理/検索するためのデジタルシステムです。
このシステムは、紙の文書をデジタル化し、効率的に管理することを目的としています。
業務上多くの文書を取り扱う私達職員にとって、文書の収受や起案、付番や分類管理を行う文書管理システムは必要不可欠な存在であり、現在も当たり前に活用しているところですが、このシステムの中で不便な点や省略、見直しが可能な点の洗い出しを行い、現行のシステムより使いやすく、職員の負担軽減と業務の効率化を目的としたシステムの開発を目指しています。
▼システムの導入によって見込める効果
現行のシステムでは、アナログな運用をしている部分が多いため、その部分を見直しています。
Google AppSheetで文書管理アプリを開発して効率的な文書整理を行い、Googleドキュメントの承認機能を活用して、承認フローの業務効率化を行える仕組みを構築します。
業務効率の向上
ペーパーレス化
紙の文書をデジタル化することで、物理的なスペースを削減し、文書の管理が容易になります。
これにより、文書の紛失リスクが減少し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
電子公印機能追加
電子公印は、市役所で使用している印鑑をデジタルデータ化したものです。
これにより、紙の文書に押印する代わりに、電子的に印影を付与することができます。電子公印を利用することで、文書の真正性や改ざん防止が確保されます。
また、システム上で、公印使用申請から電子公印付与までを一貫して行えることで、公印保管場所に出向き、押印するというアナログな作業を見直すことが出来ます。
運用コスト削減
今回取り組む中で、現行のシステムを使用しつつ公文書は紙で印刷して保管するという業務形態を見直します。
それにより、紙の印刷や保管にかかるコストを削減できます。
また、文書の検索や管理にかかる時間を短縮することにもつながりますので、人的リソースの効率的な活用が可能になります。
業務プロセスの改善
ワークフローの自動化
文書の承認や共有のプロセスを自動化することで、業務の流れがスムーズになり、承認待ちの時間を短縮できます。
これにより、業務の迅速化が図れます。
情報の透明性向上
デジタル文書管理により、文書の状態や履歴をリアルタイムで把握できるため、業務の透明性が向上します。
これにより、職員間のコミュニケーションが円滑になり、信頼性が高まります。
担当者のコメント
文書管理システムは様々な機能を複合的に組み合わせたシステムであり、システムを構成するために必要なデータの数も膨大となるため、どこからデザインしていくか、どの機能まで求めていくかを慎重に検討したいと考えています。
また、中津市における文書の取り扱いや分類/管理のあり方についても見直しや検討が必要となるため、そういった点も含めると検討及び作業期間が長期にわたることが想定されます。
時間がかかるとは思いますが、完成した際には多くの職員の業務効率化や負担軽減へつながることが期待されるので、システムの完成に向けて取り組んでいきたいと思います。