山国支所 地域振興課 岩佐
取り組み内容
公共交通の委託料の支払いにおいて、その根拠となる運行委託業者から提出される乗務記録等の書類は全て「紙媒体」となっています。
１ヶ月分の膨大な書類を元に、運行便数や収入額などを職員が毎月手作業で集計せざるを得ないため、多くの時間と労力が必要となるだけでなく、ヒューマンエラーによる集計結果の誤差が生じやすいという現状がありました。
こうした状況を改善すべく、乗務記録のデジタル管理と自動集計までができるアプリを設計することで、データ入力を行う運行委託業者と、集計・支払い処理を担う職員の業務効率化を目指しました。
▼アプリ開発の概要
乗務記録のデータ管理及び自動集計を行うアプリを開発しました。
提出書類のデジタル化
運行委託業者が手書きしている乗務記録のほか、車両点検や運転手の健康確認（アルコールチェック等）の報告内容を、業務端末のアプリから入力してもらい情報をデータとして集約・管理します。これにより、書類提出をペーパレス化でき、紙出力するものを必要最低限に抑えることが出来ます。
Googleスプレッドシートへの集約
運行委託業者がアプリで入力した内容は、種類ごとにGoogleスプレッドシートにデータ連携して集約します。指定様式での管理が必要な書類にもアプリで自動帳票出力する設定をしました。
運行月報の自動出力
委託料の支払いに必要となる「運行月報」について、Googleスプレッドシートに集約されたデータをもとに路線ごとの「運行便数・乗車人数・収入額」をアプリで自動集計して「運行月報」が完成するよう構築しました。
▼デジタル化のメリット（本事例の場合）
時短/効率化や紙資源の節約にとどまらず、データならではの強みを活かした「統計分析」が可能になります。
例えば、乗務記録のデータをもとに路線ごとの利用率を調べることで利用者の「移動のニーズ」が掴めます。
また、需要のある区間についてはより短時間のルートで結べるよう「路線計画の見直し」を行う場面でもデータの活用が期待できます。
担当者のコメント
みなさんも業務のデジタル化に取り組んでみませんか？
今回のＤＸ研修をきっかけに、私は普段の事務処理やデータ収集の多くを紙ベースで行っているという現状に気づかされ、デジタル化の恩恵を実感しつつあるところです。
データで情報を管理することで面倒な事務作業から解放されるほか、住民サービスの向上につながる統計分析ができる等、アナログ処理では難しかったことも実現可能になります。
前例踏襲で普段当たり前に行っている仕事にこそ、業務効率化のチャンスがあるかもしれません！