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ご注文はボトル水ですか?〜注文受付から在庫管理、請求書発行を電子化〜

更新日:2月7日

上下水道部 総務経営課 安部



取り組み内容


中津市の名水を販売する際に、注文受付を電話で行い、その内容をExcelシートに手動で入力し、請求書や納品書を印刷するというアナログなプロセスを採用しています。

この方法は時間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高いため、業務の効率化・納品書の正確性向上を目指してデジタル化を進めることにしました。


▼ アプリ開発の概要

  1. 注文受付のデジタル化

    注文フォームをGoogleフォームで作成し注文する方も、受注側も利便性の向上を図ります。注文を頻繁にする方へはIDを発行し、注文時の手間を省きます。注文受付後、受付完了メールを送付します。


  2. 在庫管理の自動化

    Googleフォームで受け付けた注文内容は、自動的にGoogleスプレッドシートに記録します。このスプレッドシートを基に、Google AppSheetを使用して在庫管理を行います。

    この仕組みにより、受付情報が自動で反映され、在庫管理にかかるヒューマンエラーのリスクを軽減することができます。


  3. 請求書・納品書の自動出力

    これまでは、電話で注文を受け付け、手書きで複写式の納品書を作成、さらにExcelシートに手動入力して請求書を作成する作業を行ってきましたが、申請があった内容をGoogle AppSheetで帳票自動出力することで省力化できます。


▼ デジタル化による働き方の見直し


デジタル化は、市民の方々の利便性向上につながる取り組みも重要ですが、アナログな作業をデジタル化することで、私たち職員の働き方を見直すことができると思います。

特に、今自分自身や職場内の同僚たちが置かれている状況から、子育てにゆとりをもつことができるようになればという思いで今回の取り組みを行いました。



 

担当者のコメント


ペットボトル水販売管理アプリを作成することで、今行っている事務作業が約10分の1に短縮されます。

DXによって削減できる事務作業等はまだまだたくさんあると思います。

「このくらいの作業をわざわざDXを取り入れることもない」といった考えをせず、取り入れられるところにはどんどん取り入れていくことで、日々の業務の負担軽減につながっていけると思います。

みなさまも、まずは、「これはDXでできる?」という目で職場の中を見渡してみてはいかがかなと思いました。



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