防災危機管理課 安河内 / 藤井

取り組み内容
今まで避難所の受付業務は、訪れた避難者の入所手続きとして、紙に氏名等を記入してもらう方法をとっていました。
避難者数の管理についても、受付用紙の確認や避難所内の避難者を目視確認するアナログな方法をとっています。
この方法では、時間がかかり、ヒューマンエラーも起こりやすくなります。
また、能登半島地震において避難所でデジタル技術が活用された事例もあり、受付・避難者数の管理に関する業務の効率化を図るためデジタル化を進めることにしました。
受付業務のデジタル化
避難所入所事前登録をGoogleフォームで申請でき、申請があった情報をデータ連携して管理するアプリをGoogle AppSheetで開発しました。
従来、紙で行っていた業務を、アプリをインストールしたタブレットPC等にて行うことで、避難者情報を簡易的に管理することが可能になりました。
また、「避難所入所事前登録フォーム」で避難所に入所する世帯 / 世帯員 / ペットの情報を事前に登録することができるようになったため、避難所内での入所手続きが円滑になり、避難者と職員双方の負担軽減が図られました。
避難者数の管理
避難所の担当職員から市防災危機管理課に電話 / メールで避難者情報を随時報告していましたが、アプリによりデータ連携しているためリアルタイムに避難者の世帯数 / 人数を共有できることから、情報共有の円滑化ににつながりました。
データの蓄積と分析
このアプリは、避難者のデータを蓄積することができるだけではなく、将来的な災害対策に役立てることができます。
過去の避難者数や入所状況を分析することで、より効果的な避難所運営のための改善点を見つけ出すことが可能です。これにより、次回の災害時に向けた準備が整います。

担当者のコメント
現在はダイハツ九州アリーナで試行的に運用をしていますが、ゆくゆくはすべての指定緊急避難場所での運用を考えています。
近年、多発する災害により防災分野のニーズは多岐にわたっています。
災害時、職員の負担は大きくなるものですが、少しでも負担軽減ができるようデジタル技術を活用して、今後も事務の効率化に取り組んでいきたいと思います。