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紙からデジタルへ勤怠管理改革

更新日:2月7日

教育総務課 上福



取り組み内容


小・中学校の支援員や用務員などの会計年度任用職員は、出勤や時間外/休暇申請手続きを指定用紙で申請するため、出退勤などに関する情報について紙媒体で管理しています。


202名の職員が所属しているため、1ヶ月分の出勤簿は膨大な量となり、紙の印刷コストや申請者である会計年度任用職員や学校現場の手間も大きな負担となっています。


具体的には、学校現場で働く会計年度任用職員が出勤した際、各自で管理している出勤簿原本に押印しその写しを所属課に提出しています。

また時間外申請書と休暇申請書は校長と教頭の承認後、所属する部署に提出しています。

どちらも毎月の給与計算に必要な書類にもかかわらず、給与計算担当者の元へ届くまでにかなり時間を要します。


以下が現状の業務フロー図となります。



▼業務効率化に向けて

書類の提出を待たずに担当者が統一化された勤怠情報を確認出来て、更に膨大な管理業務から解放されるために、Googleフォームでの電子申請とGoogle AppSheetを活用した情報管理アプリを作成しました。


以下がシステム導入後の業務フロー図となります。



▼取り組み内容

出勤/時間外/休暇の電子申請

Googleフォームで出勤/時間外/休暇に関する必要事項を入力して送信します。アクセスはスマートフォン/PC/タブレットから可能です。

以下はフォームの画面(スマートフォンのスクリーンショット)になります。




時間外、休暇の承認

校長と教頭の承認が必要な申請をした場合、申請内容確認と承認依頼のメールが校長と教頭、所属課に自動送信されます。


登録内容の記録と管理

フォームから申請された内容は、Google AppSheetで作成したアプリへ自動的にデータ連携され情報が一括管理されますので、給与計算担当者がリアルタイムで確認が可能です。

以下はアプリの画面となります。





 

担当者のコメント


紙で勤怠管理をしているという業務形態から効率化を目指しシステム導入に取り組みました。

業務効率化を図る一方で利用者にとって複雑なシステムになって却って負担にならないように、UIや入力方法を分かりやすくするように配慮しました。

使用者を学校現場における会計年度任用職員と想定して開発しましたが、今後の成功と問題点を参考にシステムを改善して多種多様な職場でも利用できるように発展させていきます。



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