まちづくり推進課 平尾

取り組み内容
まちづくり推進課では、空き家に関する業務全般を行っています。
空き家業務といっても、近隣から空き家の「苦情」に対する対応や空き家の利活用「空き家バンク」に関する相談など、業務内容が多岐にわたります。
また、業務ごとに担当している職員が異なり、課全体として空き家情報をひと目で分かる台帳がない状況です。
今回空き家アプリを作成し、情報を一つに集約することで業務効率化を図り、今後担当者が替わっても「誰でも簡単に必要な情報にたどり着ける」ものを作ることが、今回取り組む目的です。
▼アプリ開発の概要
3つのエクセル台帳を一つに
現在は、空き家の相談が発生した場合、3つのエクセル情報を照らし合わせながら地図情報を確認し、その後外観写真を見て・・・などの対応フローがあります。今後はアプリを活用することで、空き家情報に「ひと目で」たどり着けるようになります。職員の作業工程も減り、お客さんを待たせる時間を削減できます。
地図情報や写真も連動できる
アプリ上に、空き家のステータス(苦情が発生、助言通知送付、空き家バンク登録中、解体済など)がひと目で分かり、更に、「場所」や「写真」もアプリ上で確認できるようになります。複数のページを確認せずに、アプリさえ開けば必要な情報にたどり着くことが可能です。
現地からスマホ入力が可能
これまでは苦情が発生したときや空き家バンクの相談があったとき、まず職員が現地確認に行きます。
現地で把握した情報を、庁舎に戻りExcel(台帳データ)に入力する作業を行います。
今回作成のアプリでは、スマホからリアルタイムで写真をアップロードし、その場で情
報を入力することが可能です。
また、庁舎にいる職員とリアルタイムで情報共有ができ、現地で入力作業が完結しま
す。
▼取り組む中での発見
これまでの業務内容を見直す良いきっかけとなりました。
「本当にこの作業が必要なのか?」「これって何のためにやっているのか?」と問いかけてみることで、意外と「ムダ」があると気づきました。
ムダな作業は思い切ってやめる!そして、生まれた時間を使って、もっと市民目線にたってできることを考え、行動していきたいです。


担当者のコメント
通常業務に追われて後回しになっている「緊急性は低いけど、重要な仕事」に取り組む時間の確保が大切だと考えます。
いかにAIなどを活用して効率化し、「時間を生み出す」
その時間を使って「新しい施策を考え・実行・検証してみる」
これをモットーに、今後も1件でも多くのDX化にチャレンジしていきます!