中津市子育て支援課では子育て支援に関するイベント情報誌「ぽこあぽこ」を長らく紙で発行していました。
「ぽこあぽこ」は子育て中のママパパから好評を得ていたのですが、紙媒体で提供していたことから、「ぽこあぽこ」を手に入れる機会や場所が限られていました。
小さな挑戦
こういったことから「ぽこあぽこ」のデジタル化に挑戦することにしました。
紙の「ぽこあぽこ」をGoogleカレンダーとして発信することで、「より多くの人に」「より便利に」届けることを目指しました。
デジタル化するにあたって、するべきことはただ一つ。
イベント情報をやり取りする様式をワードからエクセルに変更し、情報を一元管理する
これをするだけで、Googleカレンダーの「ぽこあぽこ」は、ほぼ完成です！
苦労した点
そんなちょっとしたことでも、苦労した点（障壁）がいくつかありました。
元々、ワード様式でイベント情報をやり取りしていたため、関係者に抵抗があった
編集担当者がワード様式での作業に慣れていたため抵抗があった
関係者にデジタル化による利便性向上を理解してもらう必要があった（これは容易でした）
様式変更当初は関係者ごとの対応に差があり、変更後の様式を使えるようになるのに時間がかかった
結果
上記のような苦労があったものの、担当者と関係者のがんばりで「ぽこあぽこ」をデジタル化することができました。
デジタル化したことでの効果は次のとおりです。
スマホでイベントが確認できるようになり、便利になった
イベントに誤りがあった場合の対応が迅速かつ容易
紙版の印刷部数が減少
事務量はほぼ変わりなし
変更後のエクセル様式が回を追うごとにブラッシュアップ
結論、デジタル化して良かったとのことです。
デジタル化された「ぽこあぽこ」は下記から確認することができます。