おくやみコーナー一同
チャレンジした内容
おくやみコーナーでは、利用者の利便性向上のために「手続きの見える化」に取り組んできました。「手続きの見える化」とは、亡くなった方に関する必要な手続きの洗い出しです。
手続きの洗い出しは、各関係部署で手続きをする必要があるか確認して、確認した結果をおくやみコーナーに報告し、おくやみコーナーで集約する作業です。この確認作業や報告作業は、アナログな部分が多いため省力化できないか考えました。
「確認作業の自動判定化」や「報告作業を不要にできるよう」に取り組みました。
これまでは各種システムやExcelファイルを目視で確認し、手続きが必要か判断していましたが、＊RPA＊MicrosoftAccess＊Excelマクロ機能＊を活用して、各種システムやExcelファイル上にある情報を確認して、自動的に判定する仕組みを構築しました。判定した情報を全関係部署が共有で確認できるフォルダに格納することで、報告作業も不要になりました。
仕組みの構築後、関係する18部署中8部署は確認作業や報告作業が不要となり、毎朝10～20分程度かかっていた作業時間がなくなりました。
チャレンジャーからの一言
手続き有無の自動判定に取り組もうと考えたものの、どうやって実現しようかと手探りの状態からスタートしました。
取り組んでいく中で、各種システムの構造を理解したり、条件分岐について考えたりととても勉強になりました。また、デジタルの力を使えば、実現不可能に思えることも実現できることを実感しました。
今後は、この取り組みを他の部署や職員に展開していたいです。