施設整備課 泥谷
チャレンジした内容
建築敷地調査書は敷地に関わる規制や手続きの状況を確認するためのもので、建築確認申請を行う前に申請者に提出を依頼しています。
敷地に関する確認事項は非常に幅広く、関係する部署も最大で10か所に及びます。また、出先職場もあるため、書類の回議は非常に手間と時間がかかっていました。
そこで、敷地調査に関する申請をオンライン化するとともに、各部署の決裁フローをオンラインで完結できる仕組みを構築することで、申請者、各課担当の窓口対応の負担を軽減することを目指しました。
申請者はLoGoフォームで必要な情報をオンライン申請し、その申請情報に関係部署がそれぞれオンラインで必要事項を追記できるようにしました。
また、従来は紙で回議・押印していた処理をLoGoチャット上で関係者が確認・共有する運用に変更することで、オンライン化を実現しました。
チャレンジャーからの一言
今回の取り組みは関係する部署が多かったため、運用方法の調整などに苦労しました。
また、現在のシステムの仕様上、申請者に市が編集する部分も見えてしまうため、改善できればすっきりとしたフォームになると感じています。
年間で平均50件程度と件数としてはそれほど多くはありませんが、申請者と市側の両方に大きな効果があると考えているため、現在本格運用に向けて最終調整を行っています。