施設整備課 尾崎
チャレンジした内容
当課の主な業務に、公共施設の改修等の工事監理があります。公共工事を行うにあたっては、請負業者より工事で必要な様々な書類を提出してもらいますが、書類の種類が多く、記載誤りも散見されていました。
記載誤りのあった書類は修正する必要がありますが、その作業が市担当者、請負業者の両者にとって負担なっていたことから、こうした工事関連書類のオンライン化ができないか、検討しました。
【従来の課題】
工事書類の記載必要事項が多岐に渡っており、記入場所、記入内容のミスが多い。
訂正等がある場合、各担当者が電話・メールにて説明。伝わらない場合は、請負業者に来庁してもらうこともある。
公共工事に慣れていない業者には、工事書類の説明が必要。
工事書類を紙ではなくオンラインで回答してもらうことで、記入ミスを減らすことが可能になるほか、フォームを工夫することで入力を容易・簡略化するなど、請負業者に抵抗なく工事書類を作成してもらえるよう留意しました。
チャレンジャーからの一言
市民からの申請受付業務等を行っていない当課において、オンラインフォームをどのように活用できるか考えることに苦慮しました。今回作成したオンラインフォームは、特定の回答者（工事事業者）が複数回回答することになると想定されるため、説明文は極力書かず、簡素化に取り組みました。
作成したものを実際に課員、業者に利用してもらい、意見を反映させて、ブラッシュアップしていきます。