子育て支援課 辻
チャレンジした内容
リフォーム支援事業補助金は、抽選を行ったのち、交付申請、事業着手、実績報告となる補助事業です。対象となる工事の範囲や条件など、毎年電話による問合せが多く、また、抽選から交付申請、実績報告までの一連をこれまで窓口で対面でのみ行っていましたが、新型コロナウイルス対策として非対面でのサービス需要が高まってきたことや、窓口対応事務の軽減のため、補助事業にかかる一連の手続きをオンラインで完結できる仕組みを検討しました。
LoGoフォームを用い、抽選用、交付申請用、実績報告用の三つのフォームを作成し、抽選用フォームでは、申請予定の工事が条件に該当するかをLoGoフォーム上で判定、そのまま抽選の申し込みができるようにしました。抽選結果も受付完了メールのリンクから確認できるようし、また交付申請用フォームへのリンクも受付完了メールに記載しました。同じく、交付申請用フォームの受付完了メールに実績報告用フォームのリンクを記載し、全ての手続きが一連で完結できるようになりました。
また、さらなる利便性の向上のため、Dialogflowを用いたチャットボットを作成し、問合せや申込の支援ができるよう工夫しました。
チャレンジャーからの一言
課題となっていた対面申請の不便さが大きく改善されたほか、副次的効果として、
問合せ時点で図面を添付してもらうことができるようになり、より状況を把握しやすくなる
見積書や図面の電子データは施工業者が持っているため、申請や実績報告などを、住宅の所有者でなく、施工業者が代行するケースが増えることが予想される
といった点も生まれました。
なお、この「申請状況照会」の仕組みを、直近の春休み児童クラブ入所事務にも取り入れたところ、これまで郵送していた入所決定通知と入所のしおりなど紙媒体の書類が大幅に削減されました。