総務課 城戸
チャレンジした内容
家族が亡くなられたあとの手続きについては、亡くなった方によって必要な手続きが異なり、多岐にわたるため、ご遺族の大きな負担となっていたことから、複数の申請書作成をサポートする「おくやみコーナー」を令和元年6月よりスタートしました。 運用開始後、利用者からは感謝の声をいただいたのですが、「利用者の庁舎滞在時間の長さ」「受付書類記入の手間」「同時間帯に複数の利用者が来庁した際の対応」などが課題として浮上したため、LoGoフォームにより手続きに必要な情報を事前にオンラインで登録できるようにしたほか、手続きに必要な書類作成は、事前に登録されたデータから抽出し印刷しておくことで記入の手間を省くなど、運用を改善しました。
チャレンジャーからの一言
LoGoチャット及びLoGoフォームは、業務における課題や問題点を従来のシステムよりも簡単で短時間に解決してくれるツールだと感じました。
内部の複数部署との連絡がかなりの負担になっていたため、チャットを使用することで情報共有の迅速化及び簡素化につながりました。
フォームによる事前登録を利用した方からは、「葬儀などバダバタしている中で、オンラインで予約できるのはすごく良かった」「来庁した後の手続きがスムーズだった」という声をいただきました。
今後も業務の見直しを定期的に行い、デジタルツール等を活用して解決できないか考えていきたいです。