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イベント運営をデジタルで改善

社会教育課 久留見





チャレンジした内容


Aさん「イベントに参加するとき、電子チケットが当たり前になったよね!」


Bさん「便利だから増えてるよね。そうだ、子どもに頼まれていた職人フェスティバルの申し込みしないと‥」


Bさん「んん?申し込みはオンライン申請できたけど、入場券が後日自宅に郵送される??当日まで時間があるからなくしてしまいそう‥‥」


そうなんです。市が開催するイベントの入場券や案内状は、未だにハガキや紙で郵送しています。郵送するために、コストと準備する職員の労力がかかっています。

郵送してから申込者に届くまでにタイムラグがあります。届いた入場券や案内状は、当日まで大事に大事に管理する必要があります。


こんな煩わしさから解放されたいと思い、

「職人フェスティバル」イベント申込の結果通知や入場券のデジタル化に取り組みました。


「職人フェスティバル」は、小学生向けの仕事体験イベントです。

約60ブースから体験したいものを選んで申し込むようになっています。

毎年約400件の申し込みがあり、人気のブースは申し込みが殺到するため一次募集を行い、抽選漏れの申込者のために二次募集も行っています。


 

申し込み状況や抽選結果はスマホで確認

オンライン申請フォームから申し込みを受け付けた際に、申込者に申込完了通知メールを送信するようにします。申込完了通知メール内に申し込み状況確認用のURLを表示させ、抽選日以降に一次募集の抽選結果を見ることができるようにします。


二次募集申し込みもオンラインで|

一次募集落選者には、抽選結果を確認する際に空きがあるブースの申し込みを行えるように申請フォームURLを表示するようにします。


当日受付はスマホを提示

イベント当日の受付は、入場券は送付せずに、申込完了通知メールを表示すれば受付完了という方法に変更する予定です。



 

チャレンジャーからの一言


コストをかけずに改善することをテーマに取り組みました。既存のオンライン申請フォーム

には、様々な機能があるためどの機能を使えば効率化できるか吟味して今回の方法にたどり着きました。


受付人数把握の省力化やキャッシュレス決済導入、抽選作業時間の削減など改善する部分がたくさんあるので、これからも取り組みたいです。




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